Documentos digitalizados: una apuesta corporativa inteligente

digitalizacion

¿Te has puesto a pensar en toda la información que guardas en tu empresa?
¿Has notado que nuestro trabajo siempre esta relacionado con algún tipo de documento?

Por ello, es necesario que toda empresa disponga o mejore la gestión de los documentos, ya que con ello se mejoran los procesos y la productividad tanto de los empleados, como de la empresa.

Haciendo una reflexión sobre los motivos para mejorar mi empresa por medio de la digitalización de documentos, he encontrado las siguientes razones:

– La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de hoy y mañana.
– Podemos consultar los documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles y pcs de escritorio. Además pueden ser legalizados y asegurados gracias al uso de la firma digital
– Podemos compartir los documentos de manera rápida utilizando servicios online como redes sociales y cuentas de correo.
– Los documentos digitalizados pueden ser modificados y se pueden pasar a varios formatos como .DOC* de word y .PDF*, una extensión muy usada en la web.
– Remplazamos bibliotecas y estantes que pueden ocupar una habitación de la oficina por un CD o DVD.
– Disminuye costos de logística en envios de documentos, viajes, correo físico y los problemas de seguridad.
– Los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones… u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.
– Aumenta la productividad de los empleados al facilitar el acceso a los documentos que ademas pueden ser visualizados simultaneamente.
– El acceso puede ser controlado con distintos niveles de permisos de usuarios.

Es un hecho que el mundo de los negocios pronto será mayormente digital y también es posible que la idea de implementar estos cambios en tu empresa suene muy ambicioso en un primer momento; si es así, puedes optar por hacerlo gradualmente comenzando por la información. En este tema, EQUIPOS & SUMINISTROS OUTSOURCING te puede ayudar pues cuenta con un programa de Gestión Documental que aborda la digitalización de documentos hasta el diseño de un plan para la operación diaria.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *