5 desastres que el Outsourcing de Impresión puede evitar

Cuando crees que todo anda bien con las actividades de tu negocio, suelen aparecer imprevistos, inconvenientes, fallos, resultados no esperados y multitud de variantes de lo que, en términos generales llamamos “un problema desastroso”.

Ya sea porque no ideamos adecuadamente el negocio, quizás no hicimos una planificación adecuada, no presupuestamos correctamente ni pudimos dirigir eficazmente, tal vez omitimos muchas cosas en el control o elaboramos deficientemente nuestras estrategias de crecimiento, todas ellas son situaciones que pueden producir desastres operativos, financieros y administrativos en nuestro negocio.

Sabemos que no somos infalibles y, por lo tanto, nuestras organizaciones tampoco lo son, sin embargo, estamos en la búsqueda continua de mejorar la forma en que realizamos nuestras tareas y optimizar los recursos a fin de obtener una mayor proporción beneficio/costo.

Nuestra condición de no ser infalibles nos empuja a realizar un diagnóstico periódico de la situación actual de nuestra empresa, hacer un recuento de los inconvenientes que se presentaron, evaluar las complicaciones actuales y proyectarnos ante futuras situaciones problemáticas.

Hacer un listado de todos aquellas dificultades que hemos padecido, sufrimos actualmente y posiblemente atravesemos, es una buena práctica que debe realizarse periódicamente a fin de encontrar los puntos débiles de nuestras actividades de planificación, dirección y control.

Por todo lo anterior, aquí vamos a ver 5 desastres que pueden suceder relacionados a las actividades de impresión en nuestros negocios y que, al listarlos, podrían no sólo darnos luces sobre lo que ocasionó el problema en primera instancia (visión focalizada), sino el trasfondo que provocó tal situación (visión panorámica).

  1. Sin presupuesto para comprar con urgencia una nueva impresora

Estamos en los dos últimos días del fin de mes en los cuales hay muchos informes que deberán ser impresos para las diversas áreas de nuestra empresa.

Acaba de suceder un corte eléctrico y una restitución intempestiva del fluido ocasiona daños permanentes en nuestra impresora que la deja por completo inutilizable.

Lamentablemente nos damos cuenta que no contamos con el presupuesto para adquirir una nueva impresora para este tipo de ocasiones.

  1. Sin insumos en el peor momento

Somos un colegio en el cual nos encontramos en fin de bimestre y tenemos una gran carga de trabajo de impresión ya que debemos entregar libretas de notas, reportes sobre avances académicos, informes sobre desarrollo de asignaturas entre otros.

Mientras se hacían algunos trabajos de impresión, se termina el cartucho y nos damos con la sorpresa de que ya no contamos con algún cartucho de reemplazo. Todos están aturdidos con sus actividades y no hay alguien desocupado para ir a comprar un nuevo cartucho.

Luego de sacrificar ciertas tareas para que vaya alguien a comprar uno, una vez que llega al lugar del proveedor más cercano, resulta que este no salió a trabajar y el encargado de comprar el cartucho debe ir más lejos.

  1. La falta de soporte técnico que provoca algo peor

Estamos en pleno día de fin de quincena y debemos realizar la impresión de las boletas de pago de decenas de obreros.

En plena impresión de las boletas de pago se traba la impresora y nadie de la oficina tiene mayor conocimiento de impresoras salvo aquel adquirido en una capacitación breve cuando se compró la impresora o aquel conocimiento adquirido por algunas soluciones al paso cuando sucedía un desperfecto.

Lamentablemente, nadie tiene a mano el teléfono de algún técnico especialista y, lo peor de todo es que, el encargado de informática, en su intención de dar solución rápida al problema, intenta desarmar la impresora y termina provocando un corto circuito que daña toda la impresora.

  1. Perdiendo clientes por no ser adaptables al cambio

Trabajamos con algunas microempresas que llevan a cabo sus transacciones a través de diversos documentos impresos que intercambian con nosotros.

Hace poco hicimos un contrato con un nuevo cliente cuyo ritmo de transacciones nos obliga a generar, prácticamente de un día para otro, una enorme cantidad de reportes que no puede ser soportada por las impresoras de gama baja con las que contamos, ya que son poco veloces y no rinden tanto en páginas impresas.

Lo peor de todo es que no contamos con dinero en efectivo para adquirir nuevas impresoras y nuestras líneas de crédito están copadas. Tratamos  de resolver el problema sacrificando las tareas de impresión de otras áreas pero, eso no bastó y en pocos días, el cliente rescinde el contrato.

  1. Servicio técnico ineficiente en una situación de importancia vital

Trabajamos con muchos distribuidores y ahora que tenemos un nuevo producto, hemos contactado a más clientes ya que dicho producto tiene mucho potencial de convertirse en un producto estrella.

Son las 9 de la mañana y deben imprimirse una serie de documentos a todo color para colocarlos en portafolios para la reunión a las 5 de la tarde con nuestros clientes empresariales a quienes se les presentará nuestro nuevo producto.

La impresora empresarial que compramos acaba de fallar y se llama al servicio técnico de la tienda donde se la compró y responden indicando que irán en el transcurso de la mañana aproximadamente dentro de 3 horas.

Ya han pasado 4 horas y no llegan ni responden las llamadas. Luego de 5 horas aparece un técnico sin uniforme ni identificación de la tienda y lo peor de todo es que olvidó una de sus cajas de herramientas. Se va y luego de 2 horas regresa (ya son las 4 de la tarde), intenta solucionar el problema pero no logra resolverlo.

Al no contar con material impreso se intenta salvar de alguna manera el problema decidiéndose realizar la presentación sólo con diapositivas mediante un proyector y proporcionando papel y lápiz para que los clientes hagan sus apuntes. Desafortunadamente, sólo el 30% de clientes toma la decisión de hacer trato con nosotros.

Como dueño o gerente de empresa, en el proceso de identificar las causas posibles a simple vista y las causas subyacentes de los problemas desastrosos, en algún momento ha tenido que pasar por tu cabeza la pregunta de “¿no sería mejor que alguien se encargara de hacer muchas de estas tareas y resolviera muchos problemas para que así me permita concentrarme en mis actividades de primera línea?».

El Outsourcing de Impresión es una salida viable y efectiva que te permite resolver muchas de estas situaciones problemáticas, así como anticiparte a otras, con la finalidad de que tengas menos preocupaciones, menores costos, mejor rendimiento y más eficiencia de tus procedimientos, lo que redundará en una mayor rentabilidad para tu empresa.

¿Has estado en situaciones peores que estas? Compártenos tus experiencias

10 razones por las que le conviene alquilar y no comprar

Como personas, cuando crecemos y empezamos a trabajar, siempre estamos con la idea de ir adquiriendo nuestras propias cosas. La sensación de ser propietario de las cosas que utilizamos nos brinda un estado placentero y de gratificación para nuestro ego.

Esta necesidad de adquisición ha sido alimentada desde muy pequeños cuando nuestros padres nos motivaban a estudiar, ser algo en la vida y así tener la posibilidad de comprar todas las cosas que deseemos, claro, idealmente.

Conforme desarrollábamos física y mentalmente, las personas a nuestro alrededor y el contexto, reforzaban esta necesidad. Querías tener tu propia bicicleta, tu propia ropa, tu propio teléfono celular. Una vez que empezaste a ganar dinero, compraste tus electrodomésticos y ya querías una moto o un auto.

Las empresas están hechas de personas, y las personas como tal, llevaron esta “política” de su vida a su organización. El mismo sentimiento de tener la propiedad de algo para así disponer de él, cuando y como se quisiera, fue trasladado a la empresa, como si se tratara de una “persona” más que necesitara comportarse de esta forma. Esta es quizás la razón por la que a muchas empresas aún les parece extraño o son reacias a pensar en un sistema de alquiler.

Si bien en una persona natural pueden prevalecer las sensaciones positivas de pertenencia de un bien ante las sensaciones negativas (cuando se presentan situaciones problemáticas con dicho objeto), para una empresa, sopesarlo de esa forma, ya no es tan sencillo.

En el actual mundo globalizado de rápidos cambios tecnológicos, sociales y económicos, las empresas deben estar más preparadas para afrontarlos de la mejor forma posible. Las olas tecnológicas son más frecuentes y las mareas socio-económicas acontecen de forma más irregular.

Por eso las organizaciones empresariales deben evaluar sus políticas administrativas, económicas y productivas para alinearse con este nuevo contexto del mundo empresarial y encuentren la mejor proporción costo/beneficio a fin de seguir generando utilidades.

Las organizaciones empresariales ya no están tan sueltas de bolsillo como para, alegremente y sin prudencia, adquirir nuevos bienes muebles o inmuebles. Y no sólo es el tema financiero, sino también, es el tema operativo (qué sistema es más efectivo) el que juega un papel importante en la decisión de compra.

Es por todo lo anterior, que el término “alquiler” o “renting” ha cobrado mayor importancia en el mundo empresarial. Es un elemento que los hombres de empresa y directivos en general  han puesto sobre el tapete para discutir sobre él, su empleo, la forma de utilizarlo, los proveedores o arrendadores y los costos/beneficios que conlleva.

En la evaluación de los beneficios del alquiler de equipos, en particular, existen muchas razones convincentes para arrendarlos, en lugar de adquirirlos. Implementar una estrategia de arrendamiento ofrece ventajas en las que pueden estar de acuerdo, tanto el Gerente de Informática, como el Gerente Financiero de la empresa.

Aquí te brindamos 10 razones por las que el sistema de alquiler de equipos traería beneficios para el propietario, los ejecutivos y la empresa en general.

Razones Tecnológicas y Operativas

  1. Mantener equipos actualizados como parte de una estrategia de renovación.
  2. Liberarse de la instalación, puesta en marcha y mantenimiento de los equipos.
  3. Obtener una ventaja competitiva de flexibilidad en la renovación de la tecnología, a fin de satisfacer cualquier cambio en las necesidades.
  4. Simplificar la eliminación de los activos (basta con devolver el equipo al arrendador).

Razones Financieras

  1. Reducir el costo total de la adquisición del bien.
  2. Gestión más fluida del flujo de caja y de los presupuestos.
  3. Mantener el estado de cambios en el patrimonio, o balance de situación, libre de deudas y mejorar las tasas de rendimiento.
  4. Conservar el capital circulante y evitar hacer uso de más líneas de crédito.
  5. Eliminar la depreciación contable al final de la vida útil de los equipos.
  6. Los pagos realizados por arrendamientos pueden ser deducibles al 100% como gastos comerciales (consultar esto con el contador).

 

¿Hay alguna razón de peso por la que no sería recomendable alquilar? Compártenos tu apreciación.