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La Digitalización, una necesidad para todas las empresas

Para las empresas más grandes, el mantenimiento de registros a menudo implica instalaciones de almacenamiento dedicadas a la gestión de documentos. Para las empresas más pequeñas, los registros en papel pueden abrumar rápidamente las oficinas pequeñas. Por el contrario, el cambio del sistema de papel a un sistema de documentos digitales ahorra dinero y espacio de almacenamiento de inmediato.

Ahorro de Espacio

Los documentos en papel pueden ocupar fácilmente varias salas de espacio de almacenamiento. Sin embargo, para los archivos digitalizados, puede almacenar muchos miles de páginas por Gigabyte de espacio de almacenamiento.

El número de páginas por GB varía ampliamente según el tipo de archivo: los archivos de imagen tienen un promedio de 15,477 páginas por GB, mientras que los archivos de Microsoft Excel tienen un promedio de 165,791 páginas por GB. De cualquier manera, ahorrará una gran cantidad de espacio de almacenamiento físico al digitalizar sus documentos

ALMACENAMIENTO SEGURO

Con documentos en papel, la única forma de asegurarse de que sus registros importantes no se destruyan en algo como un incendio es tener una copia de seguridad de cada archivo fuera del sitio. Esto duplica la cantidad de espacio de almacenamiento necesario y no es práctico para la mayoría de las empresas.

Sin embargo, con los archivos digitales, puede mantener los registros en el almacenamiento seguro en la nube y los archivos de respaldo en los discos duros por una fracción del espacio y el tiempo necesarios para copiar registros en papel.