Adiós desorden: Cómo organizar mejor tus documentos en tu oficina

desorden en oficina

Si necesitas un informe en particular o algunos documentos importantes, estás seguro que podrías disponer de él al instante? ¿Podrías tenerlo mientras estás en tu oficina o sentado en tu escritorio, o tendrías que esperar a que lo ubiquen y te lo envíen más tarde.

Si no tienes un sistema de archivo basado en una recuperación fácil, perderás mucho tiempo buscando, además de que no causará una buena impresión en tu oficina. Aquí hay una estrategia fácil de implementar una buena gestión para administrar tus sistemas de archivo:

Usa encabezados amplios para todos tus archivos. Si eti

quetara un archivo «Nota de procedimiento sobre cómo presentar informes de gastos con fecha del 20/01/18», pronto encontrarás que necesita 14 archivadores para albergar el desbordamiento. 

En su lugar, usa un término amplio como “Informes de gastos, 2018” y archiva todos tus memorandos de procedimientos allí, junto con copias de los informes de gastos. Otros ejemplos de encabezados amplios para usar: «Noticias de la industria», «Campañas publicitarias» y «Presupuesto 2018». .

Control del desorden: consejos de gestión de documentos

Sigue estas 3 estrategias de administración de documentos para evitar que el papel haga una fiesta en tu escritorio.

  1. Organiza tus archivos en torno a la recuperación.  Tu objetivo es la recuperación fácil. Después de todo, si no puedes encontrar un archivo, puede que no lo tengas.
  2. Asigna fechas de lanzamiento a tus archivos.  Si nunca desechas nada, harás muy felices a los fabricantes de archivadores, pero perderás tiempo tratando de encontrar algo. Simplemente no tienes que guardar cada pedazo de papel para siempre. Precaución: algunos documentos, por razones legales o financieras, deben conservarse por un período de tiempo específico.
  3. Mueve tu papel, no dejes que se amontone. Para evitar enormes pilas de papel en tu escritorio, adquiere un hábito de ir a través de la pila varias veces a la semana. Comienza en la parte superior de la pila y haz algo, cualquier cosa, con cada pieza. Si no puedes averiguar qué hacer con él, colócalo en un archivo de espera, asígnale una fecha..

Configura un wiki para acelerar la colaboración de documentos

Problema:  crear una presentación de PowerPoint y envíala a cinco compañeros de trabajo para su revisión. Durante los próximos días, intercambiarás un correo electrónico con ellos sobre la presentación, adjuntándolo. Al final de la semana, estás confundido: ¿todos han intervenido? ¿Qué documento es el más reciente?

Solución:  Podría ser el momento de mirar wikis.

El software Wiki permite a los usuarios crear y actualizar páginas web fácilmente, ya sea a través de un sitio alojado en Internet o en la intranet de tu oficina. Los equipos pueden colaborar en un solo documento en tiempo real sin tener que enviar archivos adjuntos de un lado a otro.

Una alternativa a wiki, puede ser usar la herramienta de documentos de Google Drive

Seguimiento de múltiples versiones de un documento

A menudo escribimos informes y luego el documento va de un lado a otro entre las personas de tu oficina (y, a veces, en otros) para las revisiones. El problema surge cuando tres, seis o nueve meses después, solicitas una copia del documento. A menudo se tiene problemas para localizar la última versión. Por lo general,esto se soluciona colocando cada revisión sucesiva v1, v2, v3, etc., si esto se convierte en una práctica, es seguro que ahorrarás muchos dolores de cabeza. 

 

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